Versjonsdato: 18.06.2018

Informasjon om bruk og rettigheter for behandling og lagring av personopplysninger

 

På denne siden beskrives det hvilke personopplysninger IT-Alliansen behandler og lagrer, hvilke lovlige grunner IT-Alliansen har for å lagre personopplysninger, hvor vi innhenter opplysningene fra, hvor de lagres, hvordan de håndteres og dine rettigheter i forhold til egne personopplysninger. I tillegg beskrives bruk av cookies på våre nettsider.

 

Hva lagrer vi og hvorfor?

IT-Alliansen behandler og lagrer personopplysninger om sine medlemmer for å kunne oppfylle sine plikter som leverandør av tjenester i forbindelse med medlemskap. Vi lagrer opplysninger som navn, adresse, e-postadresse, firma, firmaadresse, telefonnummer, ansettelsesforhold der dette er aktuelt, organisasjonsnummer der dette er aktuelt, studentforhold der dette er aktuelt, opplysninger om betaling av medlemskap og tjenester via kortbetalingsløsning på hjemmesiden, opplysninger om betaling av medlemskap og tjenester via faktura fra gjeldende regnskapsprogram (Tripletex).

IT-Alliansen lagrer i tillegg kjøpshistorikk og adferdsmønster på vår nettside, dvs. opplysninger om hvordan den enkelte kunde/medlem navigerer på siden.

Vi lagrer også den informasjonen du velger å gi om deg selv eller din bedrift i forbindelse med din medlemskonto og profil i IT-Alliansen, som f.eks CV, profil, forumsinnlegg.

IT-Alliansen behandler opplysningene for å kunne gjennomføre våre forpliktelser etter avtale med medlemmene. Vi benytter også opplysningene for å kunne gi våre medlemmer informasjon, tilbud og service i forbindelse med deres kjøp i markedsplassen, deres bruk av medlemsfora og ellers annen relevant bruk av våre nettsider.

IT-Alliansen benytter opplysningene til å kunne utvikle produkter og dokumenter som er tilpasset medlemmenes behov og ønsker. Vi benytter kjøpshistorikk og adferdsmønster på nettsiden for å kunne gjøre nettsidene bedre for medlemmer og for å kunne gi anbefalinger som er tilpasset hver enkelt bruker.

 

Hva slags rettslig grunn har vi til å lagre personopplysninger?

I samsvar med den nye personvernforordningen foreligger det ulike lovlige grunner for behandling og oppbevaring av personopplysninger:

  1. Vedkommende det registreres personoplysninger om, har gitt sitt eksplisitte samtykke til dette.
  2. Behandling av personopplysninger er nødvendig for å kunne oppfylle/etterkomme en kontrakt med den registrerte.
  3. Behandling av personopplysninger er nødvendig for å kunne oppfylle rettslige krav.
  4. Behandling av personopplysninger er nødvendig for å kunne beskytte den registrerte eller et annet individs interesser.
  5. Behandling av personopplysninger er nødvendig for å kunne utføre en jobb i allmennhetens interesse, eller for utøvelse av offisiell autoritet gitt den som behandler informasjonen.
  6. Behandling av personopplysninger er nødvendig for å rettferdiggjøre personopplysningsansvarlig eller en tredjeparts interesse, unntatt i tilfeller hvor den registrertes interesser, rettigheter og frihet kommer foran, slik at den registrerte skal beskyttes mot behandling av personopplysninger.

Av de ovennevnte lovlige grunner for behandling av personopplysninger er det punkt 1. og 2. som i dette tilfellet er gjeldende. IT-Alliansen lagrer personopplysninger om sine medlemmer for å kunne oppfylle/etterkomme krav som leverandør ovenfor medlemmene.

 

Hvor behandles personopplysningene og hvem har tilgang til dem?

IT-Alliansen lagrer de personopplysningene du har avgitt på våre nettsider i forbindelse med ditt kjøp av medlemskap, og din bruk av våre tjenester på våre nettsider.

Det er kun ledelse og administrasjon i IT-Alliansen som har tilgang til å behandle personopplysninger. Disse har gjennomgått opplæring i den nye personvernforordningen (GDPR), og har taushetsplikt.

Underleverandører

Personopplysninger i IT-Alliansen behandles i våre nettløsninger (WordPress hos leverandør Kvern AS), Admistrasjonsportal (Office 365 med Sharepoint), regnskapsløsning (Tripletex), e-postsystem (MailChimp), kampanjeløsning (InviteReferrals). I e-postsystem lagres kun navn og e-postadresse, i kampanjeløsningen lagres navn, e-postadresse og ververeferanser.

https://www.tripletex.no/personvernerklaering/

https://kvern.no/personvern/

Overføring til “tredje land” (leverandører utenfor EU/EØS)

IT-Alliansen samarbeider i hovedsak med leverandører som behandler personopplysninger innen EU/EØS. I noen tilfeller engasjerer vi leverandører utenfor EU/EØS (et såkalt «tredje land»), dette gjelder Microsoft, MailChimp, InviteReferrals. I disse tilfellene påser vi at det er iverksatt passende beskyttelsestiltak og sikkerhet ved overførsel av data, og at alle data håndteres i henhold til gjeldende lov. Passende beskyttelsestiltak kan f.eks. være inngåelse av avtaler som inkluderer standardiserte modellklausuler for dataoverføring som er antatt og godkjent av EU-kommisjonen.

https://mailchimp.com/legal/privacy

https://www.invitereferrals.com/campaign/site/policy

https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement

Utlevering av opplysninger

Vi deler informasjon om din brukerkonto som har relevans for våre vervekampanjer med vår partner “Invite Referrals”. Informasjonen blir lagret på servere hos vår partner “Invite Referrals”, på AWS som er i overensstemmelse med GDPR-forordningen (den nye personvernforordningen). https://aws.amazon.com/compliance/gdpr-center/

Vi deler navn og e-postadresse med Mailchimp for å kunne holde deg oppdatert om nyheter og viktig informasjon fra IT-Alliansen. Mailchimp er en plattform for å sende ut e-post til større grupper. Dine personopplysninger blir ivaretatt etter de nye personvernreglene, GDPR. https://mailchimp.com/legal/privacy/

Utover dette vil vi ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til andre, med mindre vi er rettslig forpliktet til det, eller med mindre det er nødvendig for å oppfylle våre forpliktelser om levering av varer/tjenester etter avtale med medlemmer.

IT-Alliansen kan gi dine personopplysninger til en tredje part, som f.eks. politi eller annen myndighet, dersom det handler om en utredning av mistanke om en kriminell handling, eller dersom vi på annen måte blir pålagt å levere ut slik informasjon i henhold til loven eller myndighetsvedtak.

 

Vi tar godt vare på og beskytter dine personopplysninger

Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll, samt ved kryptering av sensitive deler av avgitte opplysninger. Vi påser at våre underleverandører følger den nye personvernforordningen og behandler dine personopplysninger på en sikker og lovlig måte.

 

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene?

Vi lagrer opplysninger om deg så lenge du har et aktivt medlemsforhold til IT-Alliansen. Vi lagrer personopplysninger utover aktivt medlemsforhold for å kunne opprettholde våre plikter ovenfor andre lovverk, som f.eks bokføringsloven.
Vi sletter personopplysninger etter krav fra den registrerte, med mindre det finnes rettslige forpliktelser eller andre lovverk som krever at personopplysningene må lagres lenger.

Når det ikke lenger foreligger krav og lovverk som innebærer at vi må lagre dine personopplysninger, og når det ikke lenger foreligger lovlig grunn for oss til å behandle eller lagre dine personopplysninger, kan personopplysningene slettes.

 

Den registrertes rettigheter i forbindelse med egne personopplysninger

Du har mange rettigheter vedrørende dine personopplysninger, og den nye personvernforordningen gir deg større råderett over egne personopplysninger enn tidligere. Her beskrives de tre mest aktuelle temaene fra den nye personvernforordningen for deg som registrert:

Du har rett til fullt innsyn i dine egne personopplysninger (GDPR artikkel 15)
Du kan når som helst be IT-Alliansen om innsyn i alle opplysninger vi har registrert om deg, og vi må gi deg dette senest innen 1 mnd etter din forespørsel. Du finner kontaktinformasjon til dette formålet til sist i dette dokumentet.

Du har rett til å overføre dine personopplysninger til et annet sted. (GDPR artikkel 20)
Du har rett til å be IT-Alliansen om å overføre alle opplysninger om deg til ny leverandør i et format som kan benyttes hos mottaker. Dette kalles retten til dataportabilitet.

Du har rett til å «glemmes» / rett til å slette dine personopplysninger (GDPR artikkel 17)
Du har rett til å be om at dine personopplysninger skal slettes helt eller delvis hos oss. Det betyr at du kan fjerne alle spor etter deg hos oss.
Men dette er ikke en absolutt rett, og det finnes tilfeller hvor retten til sletting ikke gjelder. Det hender at det finnes andre lover og krav som kommer foran retten til å slette personopplysninger, og i så fall må disse følges. Dette kan være i tilfeller hvor IT-Alliansen må følge krav og lovverk i forbindelse med regnskap eller andre roller som leverandør, eller i tilfeller hvor det foreligger rettslige forpliktelser og krav.

Les GDPR i sin helhet her: https://gdpr-info.eu/

 

Markedsføring og spørreundersøkelser

Vi kan sende deg nyhetsbrev, spørreundersøkelser og informasjon om IT-Alliansen. Du kan melde deg av denne tjenesten ved å kontakte oss, kontaktinformasjon finner du nederst på denne siden eller her.

All markedsføring vi sender ut, følger markedsføringsloven.

 

Informasjonskapsler/cookies og serverlogg

IT-Alliansen bruker informasjonskapsler (cookies). Vi bruker cookies for en bedre opplevelse av våre nettsider, og til egen statistikk for å forbedre våre nettsider for medlemmene. Cookies brukes ikke til aktiv markedsføring.

Ved å bruke it-alliansen.com samtykker du i at vi kan sette cookies i din nettleser og spore hvordan du bruker nettsiden, som beskrevet nedenfor.

“Cookies” – eller informasjonskapsler – er en standardteknologi som de fleste nettsteder bruker i dag. En cookie er en liten tekstfil som legges i din nettlesers internminne. Den brukes til blant annet å presentere relevant innhold, huske innstillinger som du har gjort på våre nettsider samt gi oss statistikk. Statistikken blir brukt til å gjøre nettsidene enda bedre for medlemmene.

IT-Alliansen samler inn informasjon om f.eks. IP-adresser, dato og tid for besøk, samt en del data om navigasjon, og lagrer den i loggfiler på våre servere.

De fleste nettlesere (Google Chrome, Firefox, Internet Explorer, Safari, Opera, etc.) aksepterer cookies automatisk, men du kan selv velge å endre innstillingene slik at cookies ikke blir akseptert. Akspterer du ikke cookies, er det mange nettsider som ikke vil fungere optimalt.

 

Kontaktinformasjon for henvendelser angående egne personopplysninger

Registrerte opplysninger kan våre medlemmer selv rette ved å logge seg inn på vår nettside og navigere til «min profil». Henvendelser ellers om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes skriftlig til følgende adresser:

E-post: karina.kvern@it-alliansen.com

IT-Alliansen AS
c/o Advokatfirmaet Haaland DA
Rådhusgt 23
0158 Oslo

Dersom du anser at personopplysningene dine behandles i strid med gjeldende regelverk, bør du kontakte oss snarest. I henhold til loven har du også rett til å klage på behandlingen av personopplysningene dine til Datatilsynet. Datatilsynet kan du kontakte skriftlig på følgende adresse: Datatilsynet, Postboks 8177, 0034 Oslo.

 

Endring av vilkår

Ved behov som ved endrede lover og retningslinjer for innhenting, oppbevaring og bruk av personopplysninger, kan dette dokumentet endres. Ved signifikante endringer vil medlemmer kontaktes elektronisk. Det vil til enhver tid være den nyeste oppdaterte og publiserte versjonen av dette dokumentet som er det gjeldende. Versjonsdatoen for dette dokumentet skal være synlig i starten av dokumentet, og det er medlemmenes eget ansvar å holde seg oppdatert i forhold til gjeldende avtale.

Versjonsdato: 23.08.2018

Vilkår for medlemskap i IT-Alliansen

På denne siden beskrives vilkårene for medlemskap i IT-Alliansen.
Denne avtalen erstatter alle tidligere avtaler relatert til medlemskap i IT-Alliansen.
Denne avtalen gjelder for alle tilleggsmedlemskap som tegnes av student/person/bedrift med allerede eksisterende aktivt medlemskap.

  1. Endring av vilkår
    IT-Alliansen kan endre og oppdatere vilkårene i denne avtalen ved behov. Det er alltid den nyeste publiserte utgaven av denne avtalen som er den gjeldene avtalen for alle medlemmer. Hvis avtalen endres eller oppdateres av betydelig art, vil alle medlemmer få beskjed om dette elektronisk. Versjonsdatoen for denne avtalen skal være synlig i starten av dokumentet, og det er medlemmenes eget ansvar å holde seg oppdatert i forhold til gjeldende avtale.
    Medfører endringene økte forpliktelser eller betydelige konsekvenser for medlemmene, skal det enkelte medlem kunne si opp sitt medlemskap uten forlengede forpliktelser.
  2. Medlemskap
    IT-Alliansen tilbyr medlemskap for bedrifter og personer som ønsker å være endel av bransjefellesskapet. Bedrifter og personer som kan relateres til IT-bransjen, eller som har noe å tilby IT-bransjen, kan tas opp som medlemmer i IT-Alliansen. Innmeldingskjema (registrer deg) gjelder som søknad om medlemskap, og aktivering av medlemskap skjer når medlemsavgift er innbetalt.
    Medlemskapet gjelder for 12 mnder av gangen, men kan gjensidig sies opp med 3 mnd varsel før ny periode.
  3. Profilering som medlem
    Alle medlemsbedriftene beholder sin firmaprofil, men bruker «IT-Alliansen» i sin profilering når arbeid utføres for IT-Alliansen. IT-Alliansens profil kan også benyttes ved medlemsbedriftenes øvrige virksomhet for å sikre kjennskap til IT-Alliansen.
  4. Årlig avgift
    Priser 2018: Medlemmene betaler en serviceavgift på NOK 99,-/199,- pr mnd (eks mva) pr medlemskap, som skal dekke drifts- og utviklingskostnader i IT-Alliansen. Denne prisen forutsetter forskuddsbetaling for 12 mnd. Den årlige avgiften betales som hovedregel forskuddsvis for hele årsperioden.
    Det er mulig å velge månedlig betaling, men prisen vil da være 20% høyere, altså 119,-/239,- pr mnd (eks mva). Man binder seg for ett års medlemskap også ved månedlig betaling.
    Årlig avgift for kommende år fastsettes av styret innen utgangen av oktober.
    Studenter har egne priser. Se prislisten her.
  5. Ansiennitet
    Medlemskap i IT-Alliansen vil ha ansiennitet etter innmeldingstidspunkt. Medlemmer av IT-Alliansen vil i mange sammenhenger prioriteres etter ansiennitet. Ved begrensede tilbud vil medlemmer med lengst ansiennitet komme foran de med kortere ansiennitet. I enkelte tilfeller vil IT-Alliansen kunne gi eksklusive lukkede tilbud til et begrenset antall medlemmer innenfor en ansiennitetsramme.
    Ved utmelding av IT-Alliansen tapes ansiennitet, og denne kan ikke tilbakehentes ved senere innmelding.
  6. Profilering av IT-Alliansen i forbindelse med medlemsarrangementer
    Arrangementer som promoteres på medlemsidene i IT-Alliansen, og arrangementer som er for IT-Alliansen sine medlemmer, forplikter seg til å synliggjøre IT-Alliansen i arrangementet, minimum i form av passivt display av en enkel banner/pop-up display/slide med logo som IT-Alliansen leverer. Avhengig av arrangementes art, ønsker IT-Alliansen også tilrettelegging for aktiv deltagelse, med evnt et kort innlegg.
  7. Kjøp av tjenester i markedsplassen
    Alle medlemmer av IT-Alliansen har mulighet til å kjøpe tjenester som andre medlemmer selger via IT-Alliansen sin markedsplass. Selger (annet medlem) kontaktes direkte for kjøp, selve transaksjonen formidles ikke via IT-Alliansen.
    IT-Alliansen står ikke ansvarlig for eventuelle feil eller mangler i tjenestene/produktene/kompetansen som selges i markedsplassen. Kjøper har selv ansvar for å finne ut av om tjenesten er slik den presenteres i markedsplassen.
  8. Salg av tjenester i markedsplassen
    Bedriftsmedlemmer og personmedlemmer har mulighet til å selge tjenester og varer i IT-Alliansen sin markedsplass. Det er kun tjenester og kompetanse relatert til egen bedrift, eller for bedrifter også videresalg av relaterte tjenester, som kan selges i markedsplassen. IT-Alliansen sin markedsplass kan inneholde IT-relaterte varer/tjenester og varer/tjenester som retter seg mot IT-relatert bransje. Den skal ikke inneholde upassende materiale eller varer/tjenester som kan støte/frastøte andre medlemmer. Hva som er upassende materiale har administrasjonen i IT-Alliansen mulighet til å bestemme på skjønn. Medlemmer forplikter seg til å rette seg etter denne innholdsbeskrivelsen. Ved tvil kan administrajonen kontaktes.
    Medlem som selger en tjeneste eller vare er selv ansvarlig for at den varen/tjenesten/kompetansen som selges er av den kvalitet som beskrives, og at den leveres i sin helhet slik som beskrevet i markedsplassen. Selgeren er selv ansvarlig for å levere den tjenesten/det produktet/den kompetansen som selges i markedsplassen i god stand og i den forfatning kjøper er blitt forespeilet.
    It-Alliansen er ikke ansvarlig for kvaliteten, innholdet og leveransen på tjenestene/produktene/kompetansen som selges i markedsplassen.
  9. Kjøp og salg av digitale varer/tjenester
    Digitale varer og tjenester som selges i markedsplassen vil være av variert art, og lisenser/forpliktelser/rettigheter/bruksrett som angår produktet skal være beskrevet i markedsplassen som en del av produktbeskrivelsen for det gjeldende produktet. Alle medlemmer forplikter seg til å overholde gjeldende regler for det enkelte produkt slik det er beskrevet i produktbeskrivelsen.
    IT-Alliansen har ikke ansvar for medlemmers mislighold av lisenser/forpliktelser/rettigheter/bruksrett i forbindelse med kjøp og salg av digitale varer og tjenester i markedsplassen.
  10. CV- og Kompetansearkiv
    Personmedlemmer og bedriftsmedlemmer har mulighet til å profilere seg selv/sin bedrift i IT-Alliansen sin CV-database.
    Medlemsbedrifter og personer står selv ansvarlig for den enkelte ansattes/egen profil i dette arkivet. IT-Alliansen står ikke ansvarlig for eventuell feilinformasjon som måtte foreligge i dette registeret.
  11. Nettverk og forum
    Personlige medlemskap har tilgang til å delta i IT-Alliansen sine medlemsfora. Her gjelder god kotyme og ansvarlighet. Ved deltagelse i diskusjoner i foraene, forventes god oppførsel, høflighet og saklighet.
    Personlige angrep og annen dårlig oppførsel aksepteres ikke, og kan føre til utestenging ved inndragelse av tilgangsretten tilhørende medlemskapet.
  12. Intellektuelt eierskap, bruksrett for fellesmateriale
    IT-Alliansen har eierskap i forhold til de ideer, kurs, konferanser, avtaler/kontrakter, dokumenter og varer som utvikles av IT-Alliansen. Medlemskap kan gi begrenset bruksrett til dette. Dokumenter, avtaler/kontrakter, digitale nedlastninger og annet fellesmateriale som tilhører IT-Alliansen, kan ikke brukes utenom avtalt bruk som vil være beskrevet for hvert enkelt produkt. Typisk kan ikke avtaleverk som er ment for IT-Alliansen sine medlemmer brukes utenom for et bestemt medlemskap med spesifikt medlemsnummer.
    Medlemmer kan laste ned og benytte seg av våre dokumenter. Dokumentene kan tilpasses den enkeltes behov. De redigerbare dokumentene, har IT-Alliansen utviklet, og er således kun ansvarlig for dokumentene i sin uredigerte form.
    Den enkelte er selv ansvarlig for å tilpasse dokumentene til egne forhold, og er selv ansvarlig for de redigerte/tilpassede dokumentenes juridiske gyldighet og på andre måter relevans. IT-Alliansen er ikke ansvarlig for individuelt tilpassede dokumenter.
  13. Konfidensialitet
    IT-Alliansen, og alle IT-Alliansens medlemmer, forplikter seg til å bevare full konfidensialitet og taushet om IT-Alliansens virksomhet, med unntak av forhold som er offentlig kjent eller tilgjengelig, eller som åpenbart ikke er av konfidensiell natur. Partene forplikter seg videre til å bevare full konfidensialitet og taushet om alle personlige, økonomiske, juridiske, markedsmessige og andre forretningsmessige forhold om de øvrige partene som de blir kjent med i forbindelse med medlemskapet. Dette gjelder også etter at medlemskapet har opphørt.
  14. Informasjon fra IT-Alliansen
    Som medlem vil du motta informasjon og nyhetsbrev fra IT-Alliansen pr e-post, for å holde deg oppdatert om endringer, møter, arrangementer og annen nyttig eller viktig informasjon.
  15. Forsikring
    Alle typer medlemmer av IT-Alliansen er forpliktet til å tegne egen forsikring som dekker egen virksomhet, og arbeid utført for eller via IT-Alliansen. Alle medlemmer opererer under egen forsikring og IT-Alliansen har ikke forsikringsansvar for arbeid utført av medlemsbedrifter/konsulenter under IT-Alliansens profilering.
    IT-alliansen vil fremforhandle forsikringsløsninger for medlemmene, som disse står fritt til å benytte.
  16. Oppdatering av systemer, Servicevindu.
    IT-Alliansen kan ta ned sine systemer for oppdateringer og service mellom kl 22:00 og 08:00.
  17. Lovvalg og tvister
    Avtalen og enhver tvist forbundet med den, er underlagt norsk rett.
    Dersom det oppstår en tvist mellom medlemmene og/eller IT-Alliansen om gyldigheten, tolkningen eller gjennomføringen av avtalen, og tvisten ikke kan løses ved forhandlinger, skal tvisten bringes inn for de ordinære domstoler. Oslo tingrett vedtas som verneting.


Ved brudd på en eller flere av punktene i denne avtalen, stenges medlemskontoen. Den som har brutt avtalen må allikevel betale sin årlige avgift ut avtalt medlemsperiode. Allerede betalt medlemsavgift refunderes ikke.